Aviso de privacidad

Quién es responsable

Contalab (en adelante, «nosotros») es responsable del tratamiento de los datos personales que recabamos de los despachos contables y de las personas que usan la plataforma. Para cualquier asunto relacionado con este aviso puedes escribirnos a hola@contalab.io.

Dos relaciones distintas

Esta distinción es la clave de todo el documento y conviene tenerla presente al leer el resto:

• Frente al despacho somos responsables: tratamos los datos de la cuenta, de las personas del equipo y de la facturación de la suscripción.
• Frente a los contribuyentes cuya contabilidad se lleva en la plataforma somos encargados: el responsable es el despacho, y nosotros tratamos esa información únicamente para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones y sin usarla para ninguna finalidad propia.

Qué datos tratamos

Del despacho y su equipo

• Nombre, correo electrónico y contraseña (cifrada, nunca visible para nosotros).
• Nombre comercial del despacho y datos de su perfil público.
• Datos de facturación y método de pago, procesados por nuestro proveedor de cobro.
• Registro de actividad dentro de la plataforma, para seguridad y soporte.
• De dónde llegó al registrarse: la campaña o el sitio que lo trajo y la primera página que visitó. Ver «Cookies y medición de publicidad».

De los clientes del despacho

• Razón social, RFC, régimen fiscal, domicilio y datos de contacto.
• Comprobantes fiscales digitales (CFDI), documentos contables y estados de cuenta.
• Movimientos bancarios y operaciones contables que el despacho registre.
• Credenciales fiscales: e.firma, certificados de sello digital (CSD) y contraseña CIEC, cuando el despacho decide resguardarlas para automatizar trámites.

Credenciales fiscales: cómo se guardan y para qué se usan

Son los datos más sensibles de la plataforma y por eso reciben un trato aparte:

• Se cifran antes de guardarse. Las llaves privadas y las contraseñas se cifran con AES-256-GCM a nivel de aplicación; los archivos viven en un almacenamiento separado del resto de documentos, sin acceso público.
• Nunca son visibles desde el portal del cliente ni desde ningún otro despacho.
• Cada uso queda registrado. Guardamos quién las usó, cuándo y para qué trámite. Ese registro está disponible para el despacho.
• Solo se usan para el trámite que las requiere: descargar comprobantes del SAT, timbrar o cancelar un CFDI. No se usan para nada más ni se comparten.
• Requieren el consentimiento del contribuyente. El despacho es quien debe recabarlo antes de cargarlas, y es responsable de haberlo hecho.

Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: llevar la contabilidad, emitir reportes y presentar trámites.
• Autenticar a los usuarios y proteger las cuentas.
• Cobrar la suscripción y emitir sus comprobantes.
• Dar soporte y avisar de cambios relevantes en el servicio.
• Mejorar el servicio: qué secciones de la plataforma y qué tutoriales usas, y si te registraste desde un teléfono o una computadora.
• Cumplir obligaciones legales, incluida la conservación de la contabilidad.
• Medir qué anuncios nos traen despachos nuevos, salvo que desactives las cookies de publicidad.

No vendemos datos personales y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con la información de los clientes de los despachos. La información contable y fiscal —de los despachos y de sus clientes— nunca se comparte con plataformas de publicidad.

Con quién los compartimos

Solo con los proveedores necesarios para operar, y únicamente en la medida en que lo necesitan:

• Proveedor de infraestructura y base de datos, donde se almacena la información.
• Proveedor de timbrado (PAC), para emitir y cancelar comprobantes fiscales.
• Proveedor de cobro, para procesar los pagos de la suscripción.
• Proveedores de modelos de lenguaje, para las funciones asistidas por IA.
• El SAT, cuando el despacho presenta un trámite desde la plataforma.
• Meta Platforms, para medir nuestros anuncios, salvo que desactives las cookies de publicidad. El detalle está en el apartado siguiente.

También compartimos información cuando una autoridad competente la requiere conforme a la ley.

Cookies y medición de publicidad

Anunciamos Contalab en Facebook e Instagram, y para saber qué anuncios funcionan usamos el píxel y la API de conversiones de Meta. Puedes desactivarlos en el aviso de cookies del sitio o aquí abajo; si lo haces, el sitio funciona igual.

• Siempre, en una cookie propia: la campaña o el sitio que te trajo y la primera página que visitaste. No te identifica y solo la usamos nosotros, para saber qué canal nos trae despachos.
• Salvo que las desactives, el píxel de Meta guarda sus propias cookies y registra las páginas que visitas en nuestro sitio. Si llegaste desde un anuncio, guardamos también el identificador de ese clic que Meta agrega al enlace. Si después te registras, le informamos a Meta tres momentos de tu cuenta —el registro, el alta de tu primer cliente y tu primer pago, con su monto— junto con tu correo cifrado de forma irreversible (SHA-256), un identificador cifrado de tu despacho, tu dirección IP, tu navegador y los identificadores de esas cookies.
• Nunca le enviamos a Meta información de tus clientes, comprobantes, estados de cuenta ni nada de tu contabilidad.

Meta trata esos datos conforme a su propia política de privacidad. Si las desactivas, borramos de tu navegador las cookies de Meta y dejamos de registrar tus visitas. Si lo haces antes de registrarte, tampoco le informamos a Meta nada de tu cuenta; si ya tienes cuenta y quieres que dejemos de hacerlo, pídelo por el medio de «Tus derechos ARCO». Tu decisión se guarda por seis meses y puedes cambiarla cuando quieras.

Cuánto tiempo los conservamos

La información contable y fiscal se conserva al menos cinco años, que es el plazo que exige la legislación mexicana para la contabilidad. Los datos de la cuenta se conservan mientras la suscripción esté activa y por el plazo legal aplicable después de su cancelación. Las credenciales fiscales se eliminan en cuanto el despacho lo solicita, sin esperar a ese plazo.

Tus derechos ARCO

Puedes solicitar el acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de tus datos personales, así como revocar tu consentimiento, escribiendo a hola@contalab.io. Responderemos en los plazos que marca la ley.

Si eres cliente de un despacho y quieres ejercer tus derechos sobre la información de tu contabilidad, dirígete a tu despacho: él es el responsable de esos datos. Si nos escribes a nosotros, te canalizaremos con él.

Seguridad

Los datos de cada despacho están aislados de los demás a nivel de base de datos, no solo en la interfaz. Las credenciales fiscales se cifran, el acceso queda registrado y la comunicación viaja siempre por conexiones cifradas. Ningún sistema es infalible: si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa tus datos, te lo informaremos.

Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de actualización, y avisaremos por correo cuando el cambio sea relevante.